Faire des prévisions, qu’elles soient budgétaires ou de ventes, n’est pas une mince affaire! Le processus demande réflexion, stratégie et souvent expérience. En règle générale, ce n’est donc pas l’exercice favori des gestionnaires, même que certains considèrent cette démarche comme étant un véritable cauchemar!
Les prévisions : un outil de gestion incontournable
Pour faire de bonnes prévisions de vente, on doit avoir en sa possession toute l’information pertinente. Si ce n’est pas le cas, les prévisions ne seront pas concluantes. Or, supposons que vous n’ayez pas de système en place, comme un CRM. Où classez-vous vos données? Dans un fichier dont vous ignorez l’emplacement ou encore, la dernière mise à jour? C’est efficace, selon vous?
Il est donc clair qu’il faut mettre en place un procédé beaucoup plus élaboré pour établir des prévisions de ventes, un outil qui nous permettra de planifier la croissance de l’organisation, les investissements, les embauches ou même, la survie de l’entreprise dans certains cas.
Il est donc impératif de se créer un outil de communication, un fichier Excel ou un document qui sera partagé entre le leader, le gestionnaire et le représentant commercial.
Il faut créer un outil structuré qui lui permettra de mettre les chiffres à jour, au trimestre ou à l’année, par exemple. Ces données lui indiqueront la façon de diminuer l’écart par rapport à objectif qu’il s’est fixé (ou qu’on lui a fixé). On parle donc d’un outil conçu par le dirigeant, mais accessible à tous. Il faut d’autant plus travailler toujours sur le même document et non de faire des versions indépendantes pour être en mesure de bien faire les suivis d’un mois à l’autre.
En plus de l’outil en tant que tel, on aura besoin, pour être efficace, d’une fréquence bien établie. Cette fréquence relèvera de la motivation derrière les prévisions. L’outil aura-t-il une certaine influence sur la production de mois en mois parce que c’est sur lui qu’on se basera pour faire l’achat des matières premières, par exemple?
Les bienfaits des prévisions de vente
La prévision de vente permet également d’apporter des actions correctives beaucoup plus rapidement pour chaque représentant et pour chaque compte. Un tel niveau de précision permet donc d’être proactif, et non seulement réactif.
Elle engendre également un niveau d’attentes internes très clair, communiqué et connu de tous, en lien avec les objectifs de l’entreprise.
Les représentants, équipés de belles prévisions, seront portés à s’engager davantage non seulement dans leur travail, mais dans le succès de l’entreprise. Ils s’efforceront de respecter les délais qu’on leur impose ainsi que le plan d’action mis de l’avant pour réduire l’écart par rapport à l’année précédente, par exemple.
De la prévision découlent donc un sentiment de responsabilité, ainsi qu’une grande rigueur au niveau du suivi des comptes. Par le fait même, le vendeur s’adonnera à l’analyse de son entonnoir de vente pour déterminer ce qu’il a de conclu et ce qu’il manque en termes de ventes pour atteindre ses objectifs, parce que l’entonnoir de vente doit concorder avec les prévisions.
Lorsqu’on fait des prévisions, on doit également tenir compte de la durée du cycle de vente. Si on est en juillet et que le cycle est de trois à six mois, il est clair que vous travaillez alors pour l’an prochain. Autrement, pourrez-vous avoir recours à la vente d’articles connexes pour combler le manque à gagner.